Der Einsatz von GRC-Tools zur integrierten Steuerung von ISMS, BCM, DSMS und Risikomanagement
02.10.2025
Einleitung
Governance, Risk & Compliance (GRC) ist längst nicht mehr nur eine regulatorische Pflichtaufgabe, sondern entwickelt sich zunehmend zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Unternehmen sind heute einer Vielzahl an Anforderungen ausgesetzt: ISO/IEC 27001 für das Informationssicherheitsmanagement, das IT-Sicherheitsgesetz und die KRITIS-Verordnung, die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), branchenspezifische Standards und interne Governance-Vorgaben. Die Komplexität steigt stetig, sodass Excel-Tabellen oder isolierte Tools nicht mehr ausreichen. Abhilfe schaffen integrierte GRC-Tools, die verschiedene Managementsysteme und Steuerungsprozesse auf einer zentralen Plattform vereinen. So lassen sich Informationssicherheit, Notfallmanagement, Datenschutz, Risikosteuerung und regulatorische Anforderungen in einem System planen, dokumentieren und überwachen.
Einsatzbereiche eines GRC-Tools
Neben dem Einsatz professioneller GRC-Tools greifen viele Unternehmen zunächst auf etablierte Office-Werkzeuge wie Excel und Word zurück. Diese Herangehensweise hat bestimmte Vorteile in den Kosten und der Verfügbarkeit, bringt jedoch auch klare Grenzen bei der Verknüpfung und redundanten Erfassung von Informationen sowie der Zugänglichkeit und Übersichtlichkeit mit sich. Ein modernes GRC-Tool bildet eine Vielzahl von Managementsystemen ab und verknüpft sie miteinander: – IT-Asset und Ressourcenabbildung, Modellierung der Informationsverbunde, wenn erforderlich. – Abbildung der Prozesse, Organisation und Standorte, ggf. Nutzung der Azure/Domänen Strukturen, abhängig von der eingesetzten Lösung. – Anforderungsmanagement: Abbildung externer Normen, Gesetze und Standards mit Zuordnung zu Prozessen. – ISMS: Verwaltung von Policies, Kontrollen, Auditplänen und Maßnahmenverfolgung. – BCM: Dokumentation von Notfallplänen, Wiederanlaufstrategien und Abhängigkeiten. – DSMS: Umsetzung der DSGVO-Anforderungen, inkl. Verarbeitungsverzeichnissen, Betroffenenrechten und TOMs. – BIA: Kritikalitätsbewertung von Prozessen, Anwendungen und Assets mit RTO/RPO. – Risikomanagement: Identifikation, Bewertung und Behandlung von Risiken inkl. Reporting.
– Dokumentation von Audits, Feststellungen und Nachverfolgung dieser mit automatischen Erinnerungen und Reporting.
Beispiel des Zazoon Dashboards:
Typische Funktionen moderner GRC-Tools
Die Funktionen gehen deutlich über die reine Dokumentation hinaus und umfassen: – Workflows & Automatisierung (Genehmigungen, Eskalationen, Erinnerungen). – Dashboards & Reporting für Management und Revision. – Schnittstellen zu ERP, HR-Systemen, Ticketing- und SIEM-Lösungen. – Revisionssichere Dokumentation (Versionierung, Audit-Trails). – Kontinuierliches Monitoring mit Warnmeldungen. – Rollen- und Rechtekonzepte. – Mehrsprachigkeit & Mandantenfähigkeit. – Mobile Nutzung und Zugriff auf Notfallpläne. – Zunehmend KI-gestützte Analysefunktionen.
Beispiel der Prozessdarstellung in Zazoon:
Lizenzmodelle in der Praxis und Praxiserfahrung mit blu Guard
Die Lizenzierung unterscheidet sich stark zwischen den Herstellern und beeinflusst Kostenstruktur sowie Flexibilität erheblich.
Wir von blu Guard haben verschiedene Kunden bei der Auswahl des passenden GRC-Tools unterstützt, die Systeme gemeinsam eingeführt und bestehende Informationen erfolgreich migriert. Dadurch kennen wir die Funktionsweisen und Lizenzmodelle der genannten Anbieter aus der Praxis und können Unternehmen zielgerichtet beraten – sowohl bei der Tool-Auswahl als auch bei der Einführung. Nachfolgend listen wir die uns bekannten und bewährten Lösungen auf.
– Athereon GRC: Cloudbasiertes SaaS-Modell, modular aufgebaut. Kostenlose Basisversion vorhanden, Erweiterung durch Module wie ISMS oder BCM. Keine Testversion. – Zazoon: Cloudbasiert, Lizenzierung nach Mitarbeiterzahl. Einstieg ab ca. CHF 500 pro Monat. Kostenloser Testzugang verfügbar. – Swiss GRC Toolbox: Cloud oder On-Premises. Flat-Rate-Modell ab CHF 4.900 pro Jahr, unabhängig von Nutzerzahl. Testversion verfügbar, individuelle Angebote möglich.
Vorteile des Einsatzes von GRC-Tools
Der Einsatz von GRC-Tools bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, die sich insbesondere in Effizienz, Transparenz und Standardisierung widerspiegeln:
– Zentrale Plattform statt Insellösungen. – Effizienzsteigerung durch Automatisierung von Workflows und Reporting. – Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Management und Revision.
– Skalierbarkeit und modulare Erweiterbarkeit. – Standardisierung von Prozessen und Nachweisführung. – Bessere Auditfähigkeit durch konsolidierte Nachweise.
Nachteile und Herausforderungen
Gleichzeitig gibt es jedoch auch Herausforderungen und mögliche Nachteile, die bei der Einführung und Nutzung eines GRC-Tools beachtet werden sollten: – Einführungskosten für Lizenzen und Projekte. – Komplexität der Implementierung und ggf. Prozessanpassungen. – Schulungs- und Akzeptanzaufwand bei Mitarbeitern. – Gefahr der Überadministration (Tool bestimmt Prozesse). – Herstellerabhängigkeit, sofern keine Exit Strategie abgestimmt wurde (Vendor Lock-in). – Integrationsaufwand in bestehende IT-Landschaften.
Auswahl- und Einführungsfaktoren
Bei der Auswahl sind entscheidend: Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit, Customizing-Möglichkeiten, Lizenzmodell, das zur Unternehmensgröße passt, sowie eine schrittweise Einführung (z. B. Start mit ISMS). Ein klares Rollenmodell und Change-Management für die Lösung als auch das abgebildete IKS erhöhen die Erfolgschancen.
Fazit und Ausblick
GRC-Tools sind unverzichtbare Werkzeuge für Unternehmen, die regulatorische und sicherheitsrelevante Anforderungen ganzheitlich steuern wollen. Sie bieten zentrale Transparenz, Effizienz und Auditfähigkeit. Die Einführung erfordert jedoch klare Projektstrukturen, Budget und Einbindung der Stakeholder. Zukünftig wird der Trend in Richtung Automatisierung und KI-gestützte Funktionen gehen – etwa bei Risikoprognosen oder Predictive Compliance. Mit blu Guard an der Seite können Unternehmen sicherstellen, dass Auswahl, Einführung und Migration erfolgreich umgesetzt werden.
Unterstützung durch blu Guard
blu Guard begleitet Unternehmen bei allen wesentlichen Schritten rund um die Einführung eines GRC-Tools. Dies beginnt mit der Auswahl des geeigneten Systems, bei der die individuellen Anforderungen, Unternehmensgröße und regulatorischen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Anschließend unterstützt blu Guard die Einführung und Implementierung des gewählten Tools sowie die Migration bestehender Informationen aus bisherigen Lösungen wie Excel oder Word in die neue Plattform. Darüber hinaus beraten wir unsere Kunden umfassend zu den notwendigen IKS-Prozessen (Internes Kontrollsystem) und prüfen deren Ausgestaltung auf Effizienz und Compliance-Konformität. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass die eingesetzte Lösung
nicht nur technisch funktioniert, sondern auch optimal in die Organisationsstrukturen eingebettet ist und langfristig einen echten Mehrwert bietet.