Automatisierte Vertragsüberwachung mit Power Automate & Xurrent – So behalten Sie Ihre Fristen immer im Blick

Vertragsmanagement kann schnell unübersichtlich werden – gerade wenn viele Verträge mit unterschiedlichen Ablaufdaten koordiniert werden müssen. Mit unserem Power Automate-Flow gehören vergessene Vertragsfristen und verpasste Verlängerungen der Vergangenheit an.

So funktioniert der Power Automate-Flow zur Vertragsüberwachung

Unser automatisierter Flow prüft regelmäßig alle Verträge (z.B. aus Xurrent) eines festgelegten Accounts auf deren Ablaufdatum. Sobald ein Vertrag innerhalb der nächsten 30 Tage ausläuft, wird automatisch ein Ticket erstellt. So werden Sie rechtzeitig informiert und können notwendige Maßnahmen, wie Vertragsverlängerungen oder Folgeaktivitäten, direkt einleiten.

Flexible Anpassung und individuelle Reminder

Die Logik des Flows ist flexibel anpassbar und kann individuell auf Ihre Anforderungen abgestimmt werden. So können Reminder nicht nur zu einem festen Zeitpunkt, wie 30 Tagen vor Ablauf, sondern ganz nach Ihrem Wunsch in der Häufigkeit und zum Zeitpunkt Ihrer Wahl versendet werden. Darüber hinaus können über den Flow weitere Workflows (z.B. in Xurrent) und Tickets gestartet werden, um den gesamten Prozess des Vertragsmanagements abzubilden – von der Erinnerung bis hin zur automatisierten Nachverfolgung und Prozesssteuerung.

Lizenzierung und Kosten

Für die Nutzung des Flows benötigen Sie eine Power Automate Premium Lizenz, die pro Benutzer abgerechnet wird. Die Kosten belaufen sich auf 15 Euro pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Diese Lizenz beinhaltet neben unbegrenzten Cloud-Flows auch den Zugriff auf Premium- und benutzerdefinierte Konnektoren sowie zusätzliche Funktionen wie Desktop-Flows im beaufsichtigten Modus, AI Builder Credits und Speicher für Microsoft Dataverse.

Technische Rahmenbedingungen

Mit einer Power Automate Premium Lizenz können pro Benutzer bis zu 40.000 Anfragen innerhalb von 24 Stunden verarbeitet werden – das reicht im Normalfall für umfangreiche Automatisierungen im Vertragsmanagement problemlos aus.

Fazit:
Mit unserem Power Automate-Flow behalten Sie Ihre Vertragsfristen immer im Blick, sparen wertvolle Zeit und reduzieren das Risiko von verpassten Verlängerungen. Durch flexible Reminder und die Möglichkeit, ganze Workflows zu triggern, wird Ihr Vertragsmanagement vollständig automatisiert und effizient gestaltet. Gerne beraten wir Sie individuell zu Anpassungsmöglichkeiten und unterstützen Sie bei der Implementierung.