Success Story mit der Stadt Gütersloh

28.04.2025

Industry

Exekutivbehörden

Location & Umfang

Gütersloh, Nordrhein-Westfalen
1200 Enduser | 30 Spezialisten

Challenges

Modernes Arbeitsumfeld bieten
Automatische Updates
Einfaches Tickethandling
Kundenzufriedenheit steigern
Mitarbeitereffizienz erhöhen
Transparenzsteigerung für
Kunden und Mitarbeiter Dokumentation
AD Anbindung

Solution

Xurrent® combines ITSM with ESM and SIAM capabilities making it possible for all internal departments, such as IT, HR and FM to work seamlessly with each other, as well as with external managed service providers.

DIE STADT GÜTERSLOH IM DIENST DER BÜRGER UND BÜRGERINNEN

Der IT-Service der Stadt Gütersloh fungiert als Dienstleister für die Stadtverwaltung und ist für den Großteil der technischen und organisatorischen IT-Themen verantwortlich. Im Mittelpunkt steht dabei immer der Mehrwert für die Menschen und das Leben in der Stadt. Das gemeinsame Ziel: Wir möchten das Leben in Gütersloh für alle, die Bürgerinnen und Bürger und die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung, einfacher, lebenswerter und nachhaltiger gestalten.

Mit diesem Mindset ging es an die Ausschreibung für ein ITSM-Tool welches nicht nur die Herausforderungen (siehe rechts) und Wunschfunktionalitäten abdeckt, sondern nachhaltig am Puls der Zeit agiert aber eben auch alle offiziellen, öffentlichen Bewertungskriterien erfüllt. Die Tool Anbieter mussten in Bezug auf Preis, Produkt, Funktionalität, Einführungskonzept und Schnelligkeit punkten.

„Bei der Bieterpräsentation hat Tien-Hao Vu im Alleingang alle Konkurrenten mit großem Abstand abgehängt. Wir waren vollends begeistert.“ so Oliver Mummert.

„Xurrent finden alle so großartig, dass die anderen Tools schon vergessen worden sind. Es macht Spaß mit einem Partner zu arbeiten der Drive hat.“

Oliver Mummert
IT Leiter

Bei Xurrent handelte es sich um ein fertig entwickeltes Produkt, das viele Out-of-the-Box-Funktionalitäten bietet und sich schnell implementieren lässt. Die blu Systems bestach mit einem klaren Zeitplan für die Umsetzung und die Erfahrungen von Referenzkunden erleichterten den Entscheidungsprozess zusätzlich.

IMPLEMENTIERUNG

Nach drei Monaten konnten die IT-Abteilung und der Fachbereich Digitalisierung und Geoinformation mit ihrem neuen Servicekatalogen Live gehen. Durch Schulungen, Hypercare Phase und die intensive Einbeziehung der Backend-user waren die Alt- und Konkurrenzprodukte schnell vergessen.

„Das Feedback zu Xurrent war gleich zu Anfang außergewöhnlich gut. Es gibt hohes Potenzial für das ganze Haus.“

Mit Xurrent konnte die Stadt innerhalb kürzester Zeit intensive Verbesserungen realisieren:

Aussagekräftige Reports & Dashboards
Eine einfache Service Struktur zur Selbstadministration
Übersichtliches und intuitives Self-Service-Portal
Broadcasts sorgen für sofortigen Überblick
Das Ticketing läuft 100% über Xurrent
Deutliche Qualitätssteigerung in der Ticketbearbeitung
Es wird mehr dokumentiert und nachhaltiger durch Knowledge-Artikel gearbeitet
Verbesserte Koordination im Team und zwischen den Abteilungen

AKTIVE MODULE & ANBINDUNGEN

Derzeit sind folgende Module im Einsatz:

Incident Management
Request Fulfillment
Knowledge Management
Self-Service, Service Katalog
Change & Workflow Management
Dashboard & Reporting
Agile Management
SLA Management
Automatisierungen &UIs
KI / AI
Broadcasts

Kommende Erweiterungen: Asset Management, Webshop, Einbeziehung weiterer Fachbereiche

Folgende Schnittstellen wurden angebunden: Active Directory, SSO (Single Sign-On)

FAZIT

Die Services mit allen Prozessen und Workflows wurden signifikant verbessert und digitalisiert. Gerade werden schon weitere Abteilungen in Xurrent integriert. Besonders positiv wurde die klare Struktur und „Strenge“ im Projektplan wahrgenommen. Die blu Systems agierte als starker Projekttreiber und trug maßgeblich dazu bei, das Projekt termingerecht und im Budgetrahmen abzuschließen. Das Projekt war ein voller Erfolg: Nicht nur das Projektteam, sondern alle IT-Mitarbeitenden standen und stehen hinter dem Tool und sind davon überzeugt. Die Lernkurve steigt kontinuierlich weiter.

„Xurrent punktet mit klarer Transparenz für die Endnutzer, intuitiver Bedienung und zahlreichen direkt nutzbaren Funktionen. Die Zusammenarbeit mit blu war effizient, geprägt von einer angenehmen Atmosphäre und transparenter Kommunikation mit schnellen Rückmeldungen. Besonders gefiel uns die lösungsorientierte und kompetente Arbeitsweise des Projektteams.“ Oliver Mummert, IT Leiter der Stadt Gütersloh

Hier können Sie die Success Story herunterladen:

„Die offene Art aller Beteiligten hat uns zutiefst imponiert und wertvolle, tiefe Einblicke in die Arbeit einer Behörde gestattet. Herzlichen Dank für die Zusammenarbeit!“

Thomas Wallstein
Projektleiter blu Systems

Success Story mit der Stadt Gütersloh