Katholische Stiftungshochschule
München
(KSH München)
01.12.2024
- REDUKTION DES INFORMATIONSVERLUST
- STEIGERUNG DER KUNDENZUFRIEDENHEIT
Industry
Bildung
Location
München, Bayern
Challenges
Solution
Xurrent® combines ITSM with ESM and SIAM capabilities making it possible for all internal departments, such as IT, HR and FM to work seamlessly with each other, as well as with external managed service providers.
DIE KSH MÜNCHEN HEBT ESM IM AKADEMISCHEN BEREICH AUF EIN NEUES LEVEL
Die Katholische Stiftungshochschule München (KSH) ist eine national und international anerkannte Hochschule für angewandte Wissenschaften, die sich auf soziale, pflegerische, gesundheitsbezogene und pädagogische Berufe spezialisiert hat. Als staatlich anerkannte und kirchlich geförderte Institution bietet sie Bachelor-Studiengänge in den Bereichen Soziale Arbeit, Pflege, Hebammenkunde, Frühkindliche Bildung und Religionspädagogik sowie konsekutive Master-Studiengänge und Weiterbildungsangebote an. Mit der bisherigen ESM-Plattform stieß die IT-Abteilung der Hochschule auf Ineffizienz, Insellösungen, Verzögerungen, Fehler und infolgedessen auf eine geringere Kundenzufriedenheit. Daher entschied sich die KSH München, eine neue ESM-Lösung zu suchen und einzuführen – eine Lösung, die zugänglich und benutzerfreundlich ist, mit fortschrittlicher, zukunftssicherer Technologie und voller Skalierbarkeit.
„Wir lieben das Self-Service-Portal und die durchsuchbaren Wissensartikel. Das gesamte System ist zu einer zentralen Informationsplattform geworden und wird in Zukunft unser Intranet ersetzen.“
Carsten Erley
CIO
KSH BEGAB SICH AUF DIE SUCHE NACH EINER MODERNEN OUT OF THE BOX ESM-LÖSUNG
Zu Beginn der Suche nach einer neuen ESM-Lösung hatte die KSH München mit Einschränkungen des bestehenden Systems Zammad zu kämpfen. Zammad erfüllte nicht die gewünschten ESM-Funktionen, war für die Belange nicht ausreichend ITIL-konform und belastete die Nutzer mit einer umständlichen Benutzeroberfläche. Die Hochschule wollte diese Probleme beheben und ihre Prozesse durch besseres Wissensmanagement, mehr Transparenz, effizienteres Ticket- Handling, verbesserte Berichts-Funktionen und eine bessere Benutzererfahrung optimieren.
„Wir brauchten eine flexible Plattform, die alle
notwendigen Funktionen sofort einsatzbereit bietet“
MÖGE DAS BESTE SYSTEM GEWINNEN
Bei der Erkundung möglicher Lösungen evaluierte die Hochschule Plattformen wie Xurrent, Effecte, Kixx sowie ServiceNow die letztlich ausgeschlossen wurden. Sie entschieden sich für Xurrent aufgrund des umfassenden Funktionsumfangs, des zugänglichen Lizenzmodells, der Automatisierungsmöglichkeiten und des reibungslosen Implementierungsprozesses, der durch den vertrauenswürdigen Partner blu Systems unterstützt wurde.
„Wir schätzen die blu Systems sehr“, sagt Carsten. „Wir schätzen ihren proaktiven Ansatz und ihre lösungsorientierte Denkweise.“ Zudem fand die Hochschule Xurrent einfach in der Anwendung und leicht skalierbar in Richtung ESM.
IMPLEMENTIERUNG
Innerhalb von drei Monaten führte die KSH München erfolgreich Xurrent mit der Unterstützung von blu Systems ein. Verschiedene Abteilungen waren involviert, darunter die IT, das Studierendensekretariat, die Personalverwaltung und die digitale Lehre.
„Xurrent vereinfachte das Ticket-Handling, erleichterte den Wissensaustausch durch eine
robuste Wissensdatenbank und automatisierte Prozesse, was die Modernisierung und
Digitalisierung der gesamten Hochschule vorantrieb.“
Die Einführung von xurrent brachte erhebliche Vorteile, darunter:
- Einrichtung eines einheitlichen Self-Service-Portals
- Steigerung der Kundenzufriedenheit durch besseren Service
- Modernisierung und Digitalisierung aller Dienste
- Einfachere Bearbeitung von Tickets mit verbesserter Kommunikation
- Leichterer Wissensaustausch durch Wissensartikel
- Weniger identische Tickets durch den Einsatz von Wissensdatenbank-Artikeln (KBA) und der zunehmenden Effektivität eines „Shift-Left“-Ansatzes
- PDFs wurden durch Antragsvorlagen und Prozesse ersetzt, einschließlich Genehmigungen, ohne Papierkram
- Entlastung der Personalabteilung
“Endlich haben wir die Möglichkeit, unseren Endverbrauchern und Fachleuten Hardwareprodukte wie Laptops, Beamer, TV-Geräte usw. auf bequeme und organisierte Weise anzubieten“.
Michael Kaul ist mit der Zusammenarbeit mit 4me und blu Systems sehr zufrieden. blu reagiert immer schnell und setzt die Wünsche der KKH schnell und kostengünstig um. “Ich schätze die kurzen Kommunikationswege und die gründliche und schnelle Unterstützung, die wir erhalten. Wir fühlen uns von einem sehr erfahrenen Team immer gut beraten.”
Die Teams, die 4me derzeit nutzen, sind IT, Medizintechnik, Facility Management und HR für den Onboarding-Prozess. Für die Zukunft sieht Michael Kaul weitere Abteilungen auf der Plattform: “4me verkauft sich von selbst. Wir haben drei Jahre lang versucht, die Personalabteilung davon zu überzeugen, den Onboarding-Prozess zu automatisieren, und jetzt, mit 4me, hat es endlich funktioniert. Jetzt, wo sie es selbst nutzen, sehen sie die Vorteile des neuen Tools.”
AKTIVE MODULE
Derzeit sind an der KSH München die folgenden Module im Einsatz:
- Self-Service und Service-Portal
- Service Katalog
- Request Fulfillment
- Incident Management
- Service-Level-Management
- Wissensmanagement
- Workflow-/Change Management
- Konfigurationsmanagement
- Projektmanagement
- Agile Boards
- Produkt-Backlogs
- Reservierungen
- Dashboards
- Broadcasts
Ebenfalls sind drei Integrationen im Einsatz:
- SSO (Single Sign-On)
- Entra IT (vormals Azure Active Directory)
- OPSI (Asset-Management)
FAZIT
Zusammenfassend hat der Wechsel der KSH München zu Xurrent eine transformative Veränderung ihrer IT-Vorgänge bewirkt, welcher die Effizienz, Transparenz und Kundenzufriedenheit steigerten. Mit seinem robusten, zukunftssicheren Funktionsumfang, einer benutzerfreundlichen Oberfläche, KI-gesteuerten Funktionen und einem nahtlosen Implementierungsprozess hat Xurrent der KSH München geholfen, die Modernisierung und Digitalisierung der Hochschule voranzutreiben. Da die KSH München weiterhin die Möglichkeiten von Xurrent nutzt, ist sie gut gerüstet, um ihre akademischen und administrativen Bestrebungen im dynamischen Umfeld der Hochschulbildung weiter zu verbessern.
„Das Projekt war ein großer Erfolg“, sagt Carsten. „Alles war pünktlich und im
Budgetrahmen, und wir genießen jetzt eine Vielzahl positiver Auswirkungen durch das
benutzerfreundliche System von Xurrent.“
Hier können Sie die Success Story herunterladen:
„Ein Herzliches Dankeschön an das gesamte Projektteam der KSH und der blu Systems, welches
erfolgreich und effizient durch kurze Abstimmungswege und gute Kommunikation dieses Projekt
zielstrebig ans Ziel gebracht haben.“
Yannic Steinberger
Projektleiter blu Systems