Success Story:
KKH Delitzsch
17.10.2023
- SCHNELLE IMPLEMENTIERUNG
- EFFIZIENTE SERVICEABLÄUFE
- DURCHGÄNGIGE TRANSPARENZ
Industry
Gesundheitswesen
Location
Deutschland
Challenges
Solution
ITSM, ESM
KKH Delitzsch wählt 4me, um seine
Serviceleistungen zu verbessern
Eine vollständige und benutzerfreundliche Plattform verbessert die Benutzerzufriedenheit und die Effizienz der Dienstleistungen
Die Kreiskrankenhaus Delitzsch GmbH verfügt über 2 Standorte, in Delitzsch und Eilenburg, und insgesamt 270 Betten. In ihren Kliniken werden moderne Medizin mit einer menschlichen Note verbunden. Die KKH beschäftigt in den Kliniken und Tochterunternehmen rund 1.000 Mitarbeiter, davon ca. 95 Ärzte. Die KKH behandelt jährlich über 12.000 stationäre und über 13.000 ambulante Patienten.
Auf der Suche nach einer benutzerfreundlichen
und transparenten Service-Management-Lösung
Michael Kaul, IT-Leiter im KKH Delitzsch, arbeitet seit 17 Jahren für die Krankenhausgruppe. Das Unternehmen setzte DeskCenter Version 11 als Service Management-Tool ein, stellte aber fest, dass es an der notwendigen Funktionalität mangelte. Die Bearbeitung von Anfragen und Vorfällen war nicht mehr angemessen; vieles wurde noch per E-Mail oder Telefon erledigt, und die Lösung war langsam in der Ausführung. Das IT-Team war auf der Suche nach einer neuen Service-Management-Lösung, die Deskcenter ersetzen sollte.
„Die Welt dreht sich weiter, und wir müssen mit ihr Schritt halten. Die einzige Konstante ist der Wandel. 4me ist zukunftssicher und flexibel, und ich glaube, dass diese Lösung uns helfen wird, mit dem ständigen Wandel Schritt zu halten.“
Michael Kaul
IT Manager at KKH Delitzs
Sie wünschten sich eine Cloud-Lösung mit mehr Funktionen, die einfacher zu bedienen und transparent ist, so dass sich Arbeitsabläufe leicht implementieren und einzelne Dienste verfolgen lassen. Außerdem sollte die Lösung einfach zu verwalten und zu konfigurieren sein. Das Team hat mehrere Optionen sorgfältig geprüft und sich schließlich für 4me entschieden. Michael Kaul erklärt:
“Die Funktionalitäten, die 4me bietet, sind großartig und decken alle unsere Bedürfnisse ab. Abgesehen vom Service Desk sind Agile Boards, Vertragsmanagement, Projektmanagement und viele weitere Funktionen bereits im Komplettpaket enthalten und kosten nichts extra, was fantastisch ist.”
“Das flexible Lizenzierungsmodell, das es uns ermöglicht, die Serviceleistung nach Belieben zu erhöhen oder zu verringern, kam uns ebenfalls sehr entgegen, ebenso wie die Tatsache, dass es sich um eine Cloud-Lösung handelt. Wir müssen uns nicht um die Infrastruktur oder teure Upgrades kümmern, was die Gesamtbetriebskosten erheblich reduziert.”
“Die Welt dreht sich weiter, und wir müssen mit ihr Schritt halten. Die einzige Konstante ist der Wandel. 4me ist zukunftssicher und flexibel, und ich glaube, dass diese Lösung uns helfen wird, mit dem ständigen Wandel Schritt zu halten.”
“The flexible licensing model, making it possible to scale up and down as we wish, also suited us very well, and the fact that it is a cloud solution. We don’t have to worry about infrastructure or
expensive upgrades, which reduces the total cost of ownership considerably.”
“The world keeps turning, and we have to keep up. The only constant is change. 4me is future-proof and flexible, and I believe it will help us keep up with the constant change.”
Implementation
Für die Implementierung wurde der Münchner 4me-Partner blu
Systems ausgewählt.
Michael Kaul: “Sie sind ein erfahrener Implementierungspartner und es ist sehr einfach, mit ihnen zu kommunizieren: Sie sind unkompliziert, immer zuvorkommend und bieten schnellen Service. 4me in Kombination mit blu Systems war genau das Richtige für uns. Wir schätzen die Zusammenarbeit sehr.”
Die Umsetzung dauerte etwa 8 Wochen, einschließlich des Konzeptnachweises. Die eigentliche Implementierung dauerte nur 4 Wochen. Michael Kaul: “Die Implementierung verlief reibungslos, nach Plan, im Rahmen des Budgets und sogar schneller als erwartet.“
Die KKH hatte 20 Jahre lang mit ihrer vorherigen Lösung gearbeitet. Michael Kaul: “Es gibt immer Widerstand gegen Veränderungen, aber wenn die Leute erst einmal alle Vorteile der neuen Arbeitsweise in 4me sehen, verschwindet dieser Widerstand schnell.”
Training
blu Systems hat die IT, während der POC-Phase geschult, danach wurden sie mit realen Anwendungsfällen trainiert. Nach dem Go-Live wurde der KKH für zwei Wochen Hyper Care von blu Systems angeboten. Außerdem gab es ‘free to join lessons’, an denen jeder teilnehmen konnte, der Fragen zu 4me hatte.
Scope
- Request Fulfillment
- Incident Management
- Self Service
- Knowledge Management
- Service Level Management
- Change Management
- Project Management
Integrations
Azure AD Ergebnisse: Gesteigerte Nutzerzufriedenheit und Serviceeffizienz Die Lösungs- und Reaktionszeiten haben sich verbessert, und die Prozesse laufen seit der Einführung von 4me viel reibungsloser und schneller.
Michael Kaul: “Die Zufriedenheit von Kunden und IT-Mitarbeitern ist seit der Einführung von 4me deutlich gestiegen, und wir sind effizienter geworden. Tickets werden viel schneller bearbeitet und dank der verbesserten Transparenz haben wir immer einen genauen und zeitnahen Statusüberblick über die von uns erbrachten Leistungen.”
“Das Self-Service-Portal, unterstützt durch die Wissensartikel, macht die Mitarbeiter selbstständiger und damit produktiver. Wir hoffen, dass wir die Artikel der Wissensdatenbank in naher Zukunft noch viel mehr nutzen können.”
Das Team schätzt die Echtzeit- und End-to-End-Transparenz in 4me. Es ist einfach, den genauen Status, die Qualität und die Kosten jedes einzelnen Dienstes zu verfolgen. Michael Kaul: “Das entlastet auch das IT-Management. Die Zuständigkeiten sind immer klar, und wir haben einen guten Überblick über wiederkehrende Probleme und deren Lösungen.”
“Jeder im IT-Team ist mit der Umstellung zufrieden; sie schätzen alle Out-of-the-Box-Funktionen, die Benutzerfreundlichkeit und die schnelle Leistung. Auch die Anpassungsmöglichkeiten sind großartig. Man kann viel selbst machen, und es ist leicht zu verstehen.”
Die KKH hat dank des flexiblen Lizenzmodells von 4me, das alle benötigten Funktionen von Anfang an beinhaltet, erhebliche Einsparungen erzielt. Das aktuelle Projektmanagement-Tool kann zum Beispiel einfach durch das Projektmanagement in 4me ersetzt werden, was nichts kostet. Das integrierte Reservierungsmodul ist eine weitere Funktion in 4me, die einen echten Unterschied gemacht hat. Michael Kaul erklärt:
“Endlich haben wir die Möglichkeit, unseren Endverbrauchern und Fachleuten Hardwareprodukte wie Laptops, Beamer, TV-Geräte usw. auf bequeme und organisierte Weise anzubieten“.
Michael Kaul ist mit der Zusammenarbeit mit 4me und blu Systems sehr zufrieden. blu reagiert immer schnell und setzt die Wünsche der KKH schnell und kostengünstig um. “Ich schätze die kurzen Kommunikationswege und die gründliche und schnelle Unterstützung, die wir erhalten. Wir fühlen uns von einem sehr erfahrenen Team immer gut beraten.”
Die Teams, die 4me derzeit nutzen, sind IT, Medizintechnik, Facility Management und HR für den Onboarding-Prozess. Für die Zukunft sieht Michael Kaul weitere Abteilungen auf der Plattform: “4me verkauft sich von selbst. Wir haben drei Jahre lang versucht, die Personalabteilung davon zu überzeugen, den Onboarding-Prozess zu automatisieren, und jetzt, mit 4me, hat es endlich funktioniert. Jetzt, wo sie es selbst nutzen, sehen sie die Vorteile des neuen Tools.”
“Das gesamte Projekt war ein großer Erfolg; wir sind mit dem neuen Tool, der schnellen Implementierung und der Unterstützung, die wir erhalten, sehr zufrieden.”