Hinweisgeberrichtlinie (EU) 2019/1937 in der Praxis

Seit Oktober des letzten Jahres ist nicht nur der private Sektor von der Hinweisgeberrichtlinie (EU) 2019/1937 betroffen – nein, auch der öffentliche Sektor muss dieser ab 50 Angestellten bzw. 10.000 Einwohnern nachkommen. Diese Richtlinie soll Hinweisgeber vor Repressalien schützen. Die Umsetzung gemäß den Forderungen ist jedoch nicht immer leicht, denn es muss die Anonymität der Meldenden sichergestellt werden. Dieses gilt für die internen sowie für die externen Meldewegen. Nur welche Optionen sind vorhanden und möglich? Nehmen wir das Beispiel eines öffentlich zugänglichen Briefkastens.

Hier können Meldende ihren Hinweis einwerfen, damit dieser im Nachgang bearbeitet werden kann. Eine anonyme Bearbeitung ist hier möglich. Nur wie erhalten die Meldenden jetzt die notwendigen Informationen über die Bearbeitung und den Abschluss des Hinweises? Und was wäre, wenn sich in der Bearbeitung des Vorganges von Ihrer Seite her Fragen ergeben und es werden weitere Informationen vom Meldenden benötigt, der sein Anliegen ohne Kontaktdaten eingeworfen hat? Man merkt schon beim ersten Beispiel, dass man direkt auf einige Hindernisse trifft. Nehmen wir die Möglichkeit eines zentralen E-Mail-Postfachs in Betracht.

Hier können Sie mit dem Meldenden in Kontakt treten und notwendige offenen Fragen klären. Sie können auch den Meldenden über die Bearbeitung des Hinweises sowie über den Abschluss des Vorgangs informieren. Nur bleibt der Meldende jetzt noch anonym?  Die gleiche Problematik tritt auch bei einer zentralen Rufnummer auf.

Um das Anliegen zu bearbeiten, benötigen Sie eine Rufnummer, um offene Fragen zu klären. Unterdrückt der Meldende seine Rufnummer, wäre dieser zwar wieder anonym, Sie sind allerdings wieder nicht in der Lage bei eventuellen Rückfragen einen Kontakt aufzubauen.

Zusammenfassend lässt sich also das Hauptproblem in der Sicherstellung der Anonymität der Meldenden – auch bei Rückfragen zu dem abgegebenen Hinweis sehen. Auch ist schon bei der Auswahl des Meldeweges darauf zu achten, dass sich hier auf eine ganzheitliche Lösung fokussiert wird, denn umso mehr Meldewege eingerichtet werden, desto schwerer wird es diese zu verwalten.

Als Beratungsunternehmen empfehlen wir unseren Kunden immer ein Ticket-System, mit welchem die Anonymität des Meldenden sichergestellt werden kann. Die Meldenden können so mit einer zugewiesenen Ticketnummer auf ihre Meldung zugreifen und die Verantwortlichen können über das Ticket-System mit den Meldenden kommunizieren und die notwendigen Fragen klären.

Auch kann der Status der Meldung oder die ergriffenen Maßnahmen auf diesem Weg bekannt gemacht werden. Zugriff erhalten die Betroffenen über die Webseite Ihrer Organisation, in dieser muss nur ein Link zum Portal eingebunden werden. Sehr gerne unterstützen und beraten wir Sie bei der Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie (EU) 2019/1937.

Ihr Team der blu Systems GmbH.