Notfallmanagement als Teil von technische-organisatorische-Maßnahmen in unruhigen Zeiten

Die letzten Jahre waren geprägt von großen Herausforderungen für Unternehmen. 

Nehmen wir die lange und starke Hitze im Sommer 2018. Diese führte zu starken Belastungen bei den Mitarbeitern und bei der IT. Während die Klimageräte der Serverräume wahre Höchstleistungen vollbrachten, waren kreative Ideen für die Büros der Mitarbeiter gefragt. Eins haben Mitarbeiter und IT-Geräte nämlich gemeinsam. Bei zu großer Hitze können sie nicht mehr ordentlich arbeiten. Hier kam es immer wieder zu Ausfällen, sowohl bei überlasteten Klimaanlagen als auch bei Mitarbeitern aufgrund von zu stark erhitzten Büros.  

Dann der Winter 2018/19, welcher ganz Süddeutschland mit extremen Schneeverhältnissen über Wochen hinweg belastete. Hier konnten, aufgrund der Straßenverhältnisse und der immer neuen Lawinenabgänge, Mitarbeiter und Logistik nicht immer zeitgerecht das Unternehmen erreichen. Hierdurch entstanden oft Verzögerungen in verschiedenen Unternehmensprozessen. 

Und dann die Corona-Pandemie 2020. Aktuell gibt es noch keine gesicherten Erkenntnisse, wie lange die Einschränkungen in den sozialen Kontakten und die empfohlenen Verhaltensweisen bei zwischenmenschlichen Kontakten noch aufrechterhalten werden sollen. Die drastisch erhöhte Anzahl an Homeoffice-Arbeitsplätzen stellt für viele Unternehmen vollkommen neue Herausforderungen bezüglich der Ausgestaltung der Arbeitsplätze und der Anbindung an das Unternehmensnetzwerk dar. Häufig sind zu wenig Laptops im Unternehmen vorhanden und die Anbindung des Unternehmens an das Internet mit den vielen Verbindungen von außen aus den Homeoffice-Arbeitsplätzen überlastet. 

Eins haben alle Fallbeispiele gemeinsam. Sie stellen die Unternehmen in sehr kurzer Zeit vor große, z.T. schwer bewältigbare Herausforderungen. Die Ressourcen des Unternehmens werden knapp und die Geschäftsprozesse kommen ins Stocken oder im schlimmsten Fall zum Erliegen. 

Nun ist nicht jeder Geschäftsprozess eines Unternehmens gleich wichtig. Es gibt solche, die direkt an der Wertschöpfungskette beteiligt sind und solche, die „nur“ unterstützend wirken. In Zeiten knapper Ressourcen kann es deshalb wichtig sein, die Geschäftsprozesse zu kennen und die Ressourcen zu priorisieren. 

Dabei gibt es zwei Möglichkeiten dies zu tun. Die eine Möglichkeit ist die spontane Reaktion auf ein Scenario. Diese Art des Vorgehens kostet jedoch sehr viel Zeit für Abstimmungen und Kommunikation. 

Die andere Möglichkeit ist ein Notfallmanagement zu betreiben und sich vor einem Notfall oder gar einer Krise Pläne zurecht zu legen, welche man dann nur noch aus der Schublade ziehen muss. Der Vorteil dieses Vorgehens ist, dass die eh schon knapp bemessene Zeit nicht mit grundlegenden Abstimmungsrunden und Kommunikationsorganisation zusätzlich belastet wird. 

Zudem muss auch in solchen Ausnahmesituationen immer an den Datenschutz und die Informationssicherheit gedacht werden. Damit hier nicht z.B. die VPN-Anbindung zum Nadelöhr wird oder die Beurteilungen von Mitarbeitern im normalen Hausmüll landen, sollte sich das Unternehmen über solche Situationen Gedanken machen. Auch hier kann ein gutes Notfallmanagement Probleme beseitigen, bevor Sie überhaupt entstehen. 

Für weitergehende Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.